Das Wissen existiert im Haus. Die Frage ist, wo
In den meisten Unternehmen ist das benötigte Wissen vorhanden. Es liegt in Projektakten, in Prüfberichten, in Angeboten aus zurückliegenden Jahren — und zu einem erheblichen Teil bei einzelnen Personen, die wissen, warum damals so entschieden wurde. Was fehlt, ist der Zugriff im Entscheidungsmoment.
Die Folge ist alltäglich: Eine Frage wird gestellt, drei Personen werden angesprochen, eine erinnert sich an einen vergleichbaren Fall, die Unterlagen dazu findet niemand. Entschieden wird trotzdem — auf schmalerer Grundlage, als verfügbar gewesen wäre.
Mit dem anstehenden Generationenwechsel verschärft sich diese Lage. Ausscheidende Mitarbeiter nehmen kein Aktenwissen mit, sondern Urteilsvermögen: die Kenntnis, welcher Lieferant bei welchem Problem tatsächlich hilft, an welcher Stelle ein Prozess erfahrungsgemäß bricht, warum eine naheliegende Lösung vor Jahren verworfen wurde.
Eine Ablage ist keine Sicherung
Der übliche Reflex ist ein weiteres System: ein Dokumentenmanagement, eine Wissensdatenbank, ein Intranetbereich. In vielen Unternehmen existieren davon bereits mehrere nebeneinander, aus unterschiedlichen Jahrzehnten, mit unterschiedlichen Ordnungslogiken.
Das Problem ist nicht die Speicherung. Gespeichert wird reichlich. Das Problem ist, dass eine konkrete Frage nicht zu einer konkreten Antwort führt, weil die Ablagestruktur der Organisation folgt und nicht der Fragestellung.
Was vor der Technik zu klären ist
Ein Wissenssystem ist nur so gut wie das, was hineingegeben wird. Vor jeder technischen Umsetzung stehen drei Fragen: Welches Wissen ist für Ihre Entscheidungen tatsächlich kritisch? Wer hält es? Und warum wurde es bisher nicht dokumentiert?
Die dritte Frage ist die aufschlussreichste. Wissen bleibt selten aus Nachlässigkeit undokumentiert. Häufiger liegt es daran, dass die Dokumentation niemandem zugerechnet wird, dass sie keinen erkennbaren Nutzen für den hat, der sie leisten müsste, oder dass Wissen als persönliche Absicherung gilt.
Das sind organisatorische Fragen, keine technischen. Wer ein System aufstellt, ohne sie zu klären, erhält eine schnellere Suche über einen zufälligen Bestand.
Diese Fragen überschneiden sich mit dem, woran wir im Coaching arbeiten.
Das System kommt zum Wissen
Sobald geklärt ist, welche Bestände erschlossen werden sollen, stellt sich die Frage der Vertraulichkeit. Konstruktionsunterlagen, Verträge, Prüfberichte und Personaldaten verlassen in aller Regel das Unternehmen nicht — weder faktisch noch rechtlich.
Wir arbeiten deshalb mit Systemen, die im Unternehmen betrieben werden und keinen Rückkanal nach außen benötigen. Die Bestände bleiben, wo sie sind; die Auswertung findet auf Ihrer Infrastruktur statt.
Zwei Eigenschaften entscheiden über die Brauchbarkeit im Alltag. Jede Antwort muss auf die Quelle verweisen, aus der sie stammt. Und die Qualität hängt stärker an der Aufbereitung der Dokumente als an der Wahl des Modells; der überwiegende Aufwand liegt dort, nicht in der Technik.
Woran wir arbeiten
Wir befassen uns im Rahmen von Forschungsprojekten mit der Frage, wie sich bestehendes Wissen so erschließen lässt, dass es nachvollziehbar, auffindbar und rasch in Unternehmen wieder einsetzbar ist.
Der Prüfstand dafür ist die Luftfahrt. In einem Umfeld, in dem jede Aussage auf ein Dokument zurückführbar sein muss und in dem Nachvollziehbarkeit keine Komfortfunktion ist, zeigt sich schnell, welche Ansätze tragen. Was dort funktioniert, funktioniert auch in weniger regulierten Bereichen.
Wissen, das nicht an Personen hängt
Dieselbe Frage stellt sich bei Methodenwissen. Eine Arbeitsweise, die nur eine Person beherrscht, ist ebenso gefährdet wie ein Erfahrungsschatz, der mit einem Mitarbeiter das Haus verlässt. Wir arbeiten deshalb daran, die Turning Point-Methode so verfügbar zu machen, dass Unternehmen sie eigenständig anwenden können.
Wenn Sie wissen möchten, welche Bestände in Ihrem Unternehmen erschließbar sind und was das voraussetzt: Der Einstieg ist ein Gespräch.